Nonostante le grida che
si diffondono per l’abbondanza di tecnologie nel settore dell’asset management
degli ultimi anni, molte aziende continuano a gestirli con fogli excel più che
inadeguati, carta e penna, e altre pratiche manuali utilizzate per tracciare e
rintracciare gli asset.
Soprattutto le PMI,
con metodi di contabilità scarsi e inefficienze operative, non più di questo
mondo, rappresentano ancora oltre il 75% di quelle realtà che non sono in grado
di superare un audit per la loro gestione patrimoniale.
Un effetto collaterale garantito derivante dalla gestione di
un business senza un adeguato sistema di gestione produce “asset fantasma”.
Quandunque un elemento patrimoniale fisso (una macchina, un’attrezzatura, o
altri elementi tangibili ed itangibili che le aziende utilizzano per realizzare
il loro fatturato e la loro attività) va perduto o diventa inutilizzabile prima
della fine della loro “vita utile”, diventa asset fantasma. Questo, proprio
come lascia pensare il nome, non risulta facilmente evidente, ed inoltre i
possibili effetti di continuare a considerarlo parte dell’inventario possono
condurre a danni nel bilancio e nel risultato aziendale.
Gli “asset fantasma” vengono creati in una miriade di modi, ed
è fondamentale e necessario ricostruire e comprendere come viene gestito ciò
che spesso è l'investimento più grande e più prezioso della vostra azienda, soprattutto
se si utilizza ancora un sistema manuale.
Ma ricostruire i problemi, una perdita alla volta, manualmente,
è troppo costoso e richiede molto tempo. Probabilmente è necessario voler
considerare altre opzioni per mettere a punto ed incorporare soluzioni più
complete.
Qui ci sono cinque modi di gestione del risparmio di risorse
eliminano asset fantasma:
1. TRACCIATE LA POSIZIONE FISICA DEI VOSTRI IMMOBILI
Troppo spesso le aziende utilizzano un approccio
decentralizzato per il carico e lo scarico delle loro risorse. Raramente queste
pratiche portano ad asset che sono dove dovrebbero essere, quando dovrebbero
essere lì.
Ci sono due ragioni comuni per i beni mancanti: errore di
registrazione e furto. Entrambi questi fattori sono del tutto eliminati con un
sistema di tracciamento (di solito basato su una tecnologia a barre o RFID o, meglio
ancora, NFC) che può rivelare chi ha controllato l’asset, quando lo hanno fatto
(data), dove era l'articolo quando lo hanno controllato, ovvero quando si prevede
debba essere restituito o ricollocato a “scaffale”.
Mentre la dimenticanza e la cattiva comunicazione/registrazione
possono portare a risorse mancanti, si sono verificati negli Stati Uniti
soltanto segnalazioni di immobilizzazioni rubate il cui costo ha raggiunto 1
miliardo di dollari l'anno.
In questo senso è importante assicurarsi che nessuno,
nemmeno i dipendenti , possa prendere delle attrezzature a piacimento.
(Inoltre, i costi delle risorse fantasma contribuiscono solo
all'onere finanziario di un'impresa.)
2. ELIMINARE GLI ERRORI CARTACEI
Gli errori relativi alla posizione fisica dei vostri beni
sono una cosa da considerare, ma gli errori legati a problemi di processo (lavoro)
possono essere egualmente problematici. Anche i contabili e i revisori più
esigenti sono soggetti ad errore quando sono costretti a utilizzare i fogli
elettronici come strumento principale per la raccolta della consistenza dei
beni. Gli studi dimostrano che l'88% di tutti i fogli di calcolo contengono
errori. Un punto decimale o una virgola nel posto sbagliato possono causare errori
contabili, per non parlare di risorse erroneamente annotate o dimenticate sul
totale del registro.
Gli errori di lavoro e processo come questi non solo creano “beni
fantasma”, ma “beni zombie”, beni che appaiono sul tuo posto di lavoro, ma non
hanno alcun record nei file o sui moduli di contabilità.
Con un software di gestione, ogni attività, sia materiale
che immateriale, sia per l'ufficio che semplicemente per una cartella di
documenti importanti, ha un record digitale (completo di etichetta di tracciamento,
note relative agli orari di manutenzione, foto e altre informazioni che ritieni
necessarie) Non verrà smarrito o malinteso.
SUGGERIMENTO: ci sono molti software di asset management disponibili
all’acquisto, che consentono di implementare le migliori pratiche per aiutare l’azienda
a crescere e ottimizzare i processi. Tra questi h2H di STS, il nostro partner,
è sicuramente all’avanguardia.
3. CALCOLARE CORRETTAMENTE IL DEPREZZAMENTO
Un altro modo col quale i beni fantasma si nascondono sul tuo libro cespiti
è quando le immobilizzazioni sono svalutate in modo errato. L'ammortamento è la
riduzione del costo registrato di un'attività, corrispondente al costo delle
entrate generate dall'attività.
A seconda di quale tipo di metodo di ammortamento si
utilizza, l'attività diminuirà finché non abbia raggiunto la fine della sua
vita utile, a quel punto, è il momento di acquistarne una nuova.
Se l'ammortamento di un'attività non viene monitorato o
viene calcolato in modo non corretto si rischia di pagare, tramite
l'assicurazione o le tasse, più di quanto si dovrebbe.
Un sistema di gestione delle risorse adeguato vi permetterà
di inserire tutte le informazioni necessarie per il deprezzamento dell'attivo
nel sistema (come il costo originario, il metodo di deprezzamento e il valore
di salvataggio) e invierà avvisi ogniqualvolta la tua attività raggiunge la
fine della sua vita utile o richiede manutenzione ordinaria necessaria per
mantenerlo in perfetta efficienza.
4. PERMETTE LA GESTIONE MOBILE E CLOUD
Sempre più persone stanno lavorando con i loro telefoni e
dispositivi mobili, tanto che più di ⅔ delle PMI ammette che sarebbero perdute
senza tecnologia wireless. La gestione degli asset può essere effettuata anche
tramite dispositivi mobili, utilizzandoli per la scansione e la sincronizzazione
con il database degli asset centralizzato. Si tratta di un vantaggio enorme per
coloro che vogliono risparmiare tempo ed eliminare gli errori provenienti da omissioni
per l’attesa di caricare le informazioni tramite un computer convenzionale.
Il 94% dei lavoratori che utilizzano dispositivi mobili
concorda sul fatto che il loro cellulare li rende più efficienti.
Se stai controllando le immobilizzazioni (asset) con penna e
carta, i tuoi record potrebbero essere “scaduti” prima della fine della
rilevazione sulla carta!
Il cloud computing consente l’aggiornamento istantaneo e permette
ai dipendenti ed ai manager di coordinarsi e collaborare in tempo reale.
5. ASSICURA CONTINUITÀ
La continuità significa due cose in questo contesto.
Si riferisce alla continuità tra l’allineamento dell’inventario
e gli audit, cosa importante soprattutto per continuare a far crescere la tua
attività. La verifica dell’inventario richiede, infatti, tempo, ma anche il
conteggio degli articoli, e la loro numerosità e valore (!)può cambiare prima che
si sia finito di scrivere.
Un'altra considerazione importante riguarda la continuità
nel personale. Se le persone responsabili dell'inventario delle
immobilizzazioni cambiano incarico o vanno in vacanza, non ci sarà alcun calo
del rendimento del processo quando un nuovo impiegato entra in carica.
I vantaggi di non avere asset fantasma sono enormi. Si pagheranno
le tasse sulla proprietà ridotta, verrà pagato un premio corretto per un’adeguata
copertura assicurativa, si libererà più capitale per le spese future e sei al
riparo da infrazioni di Legge.
Abbiamo affidato il commento finale a questo “pentalogo” a
Heros Gaballo, amministratore di STS: “Piuttosto che assumere avvocati, società
di contabilità, esperti IT e dipendenti che non commettono mai un errore o non rubano
(questo è un compito impossibile, ndr) è possibile trovare una soluzione
olistica aggiornando il software di asset management”. Gaballo ritiene e ha
provato con i suoi clienti che: “i record accurati, i metodi contabili corretti
e la continuità nei libri della società si ripagano nel breve periodo, ma portano
grandi vantaggi soprattutto nel lungo periodo”.
Provate a immaginare in che modo l'implementazione di un
sistema di gestione degli asset e delle scorte può aiutare la vostra azienda evitando
asset fantasma o beni zombie in futuro….
