5 MOTIVI PER CUI LA GESTIONE PATRIMONIALE AIUTA IL BUSINESS

5 MOTIVI PER CUI LA GESTIONE PATRIMONIALE AIUTA IL BUSINESS

  10:48    RozzanoFuturo

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Nonostante le grida che si diffondono per l’abbondanza di tecnologie nel settore dell’asset management degli ultimi anni, molte aziende continuano a gestirli con fogli excel più che inadeguati, carta e penna, e altre pratiche manuali utilizzate per tracciare e rintracciare gli asset.

Soprattutto le PMI, con metodi di contabilità scarsi e inefficienze operative, non più di questo mondo, rappresentano ancora oltre il 75% di quelle realtà che non sono in grado di superare un audit per la loro gestione patrimoniale.

Un effetto collaterale garantito derivante dalla gestione di un business senza un adeguato sistema di gestione produce “asset fantasma”. Quandunque un elemento patrimoniale fisso (una macchina, un’attrezzatura, o altri elementi tangibili ed itangibili che le aziende utilizzano per realizzare il loro fatturato e la loro attività) va perduto o diventa inutilizzabile prima della fine della loro “vita utile”, diventa asset fantasma. Questo, proprio come lascia pensare il nome, non risulta facilmente evidente, ed inoltre i possibili effetti di continuare a considerarlo parte dell’inventario possono condurre a danni nel bilancio e nel risultato aziendale.

Gli “asset fantasma” vengono creati in una miriade di modi, ed è fondamentale e necessario ricostruire e comprendere come viene gestito ciò che spesso è l'investimento più grande e più prezioso della vostra azienda, soprattutto se si utilizza ancora un sistema manuale.

Ma ricostruire i problemi, una perdita alla volta, manualmente, è troppo costoso e richiede molto tempo. Probabilmente è necessario voler considerare altre opzioni per mettere a punto ed incorporare soluzioni più complete.

Qui ci sono cinque modi di gestione del risparmio di risorse eliminano asset fantasma:

1. TRACCIATE LA POSIZIONE FISICA DEI VOSTRI IMMOBILI

Troppo spesso le aziende utilizzano un approccio decentralizzato per il carico e lo scarico delle loro risorse. Raramente queste pratiche portano ad asset che sono dove dovrebbero essere, quando dovrebbero essere lì.

Ci sono due ragioni comuni per i beni mancanti: errore di registrazione e furto. Entrambi questi fattori sono del tutto eliminati con un sistema di tracciamento (di solito basato su una tecnologia a barre o RFID o, meglio ancora, NFC) che può rivelare chi ha controllato l’asset, quando lo hanno fatto (data), dove era l'articolo quando lo hanno controllato, ovvero quando si prevede debba essere restituito o ricollocato a “scaffale”.

Mentre la dimenticanza e la cattiva comunicazione/registrazione possono portare a risorse mancanti, si sono verificati negli Stati Uniti soltanto segnalazioni di immobilizzazioni rubate il cui costo ha raggiunto 1 miliardo di dollari l'anno.

In questo senso è importante assicurarsi che nessuno, nemmeno i dipendenti , possa prendere delle attrezzature a piacimento.

(Inoltre, i costi delle risorse fantasma contribuiscono solo all'onere finanziario di un'impresa.)

2. ELIMINARE GLI ERRORI CARTACEI

Gli errori relativi alla posizione fisica dei vostri beni sono una cosa da considerare, ma gli errori legati a problemi di processo (lavoro) possono essere egualmente problematici. Anche i contabili e i revisori più esigenti sono soggetti ad errore quando sono costretti a utilizzare i fogli elettronici come strumento principale per la raccolta della consistenza dei beni. Gli studi dimostrano che l'88% di tutti i fogli di calcolo contengono errori. Un punto decimale o una virgola nel posto sbagliato possono causare errori contabili, per non parlare di risorse erroneamente annotate o dimenticate sul totale del registro.

Gli errori di lavoro e processo come questi non solo creano “beni fantasma”, ma “beni zombie”, beni che appaiono sul tuo posto di lavoro, ma non hanno alcun record nei file o sui moduli di contabilità.

Con un software di gestione, ogni attività, sia materiale che immateriale, sia per l'ufficio che semplicemente per una cartella di documenti importanti, ha un record digitale (completo di etichetta di tracciamento, note relative agli orari di manutenzione, foto e altre informazioni che ritieni necessarie) Non verrà smarrito o malinteso.

SUGGERIMENTO: ci sono molti software di asset management disponibili all’acquisto, che consentono di implementare le migliori pratiche per aiutare l’azienda a crescere e ottimizzare i processi. Tra questi h2H di STS, il nostro partner, è sicuramente all’avanguardia.

3. CALCOLARE CORRETTAMENTE IL DEPREZZAMENTO

Un altro modo col quale  i beni fantasma si nascondono sul tuo libro cespiti è quando le immobilizzazioni sono svalutate in modo errato. L'ammortamento è la riduzione del costo registrato di un'attività, corrispondente al costo delle entrate generate dall'attività.

A seconda di quale tipo di metodo di ammortamento si utilizza, l'attività diminuirà finché non abbia raggiunto la fine della sua vita utile, a quel punto, è il momento di acquistarne una nuova.

Se l'ammortamento di un'attività non viene monitorato o viene calcolato in modo non corretto si rischia di pagare, tramite l'assicurazione o le tasse, più di quanto si dovrebbe.

Un sistema di gestione delle risorse adeguato vi permetterà di inserire tutte le informazioni necessarie per il deprezzamento dell'attivo nel sistema (come il costo originario, il metodo di deprezzamento e il valore di salvataggio) e invierà avvisi ogniqualvolta la tua attività raggiunge la fine della sua vita utile o richiede manutenzione ordinaria necessaria per mantenerlo in perfetta efficienza.

4. PERMETTE LA GESTIONE MOBILE E CLOUD

Sempre più persone stanno lavorando con i loro telefoni e dispositivi mobili, tanto che più di ⅔ delle PMI ammette che sarebbero perdute senza tecnologia wireless. La gestione degli asset può essere effettuata anche tramite dispositivi mobili, utilizzandoli per la scansione e la sincronizzazione con il database degli asset centralizzato. Si tratta di un vantaggio enorme per coloro che vogliono risparmiare tempo ed eliminare gli errori provenienti da omissioni per l’attesa di caricare le informazioni tramite un computer convenzionale.

Il 94% dei lavoratori che utilizzano dispositivi mobili concorda sul fatto che il loro cellulare li rende più efficienti.

Se stai controllando le immobilizzazioni (asset) con penna e carta, i tuoi record potrebbero essere “scaduti” prima della fine della rilevazione sulla carta!

Il cloud computing consente l’aggiornamento istantaneo e permette ai dipendenti ed ai manager di coordinarsi e collaborare in tempo reale.

5. ASSICURA CONTINUITÀ

La continuità significa due cose in questo contesto.

Si riferisce alla continuità tra l’allineamento dell’inventario e gli audit, cosa importante soprattutto per continuare a far crescere la tua attività. La verifica dell’inventario richiede, infatti, tempo, ma anche il conteggio degli articoli, e la loro numerosità e valore (!)può cambiare prima che si sia finito di scrivere.

Un'altra considerazione importante riguarda la continuità nel personale. Se le persone responsabili dell'inventario delle immobilizzazioni cambiano incarico o vanno in vacanza, non ci sarà alcun calo del rendimento del processo quando un nuovo impiegato entra in carica.

I vantaggi di non avere asset fantasma sono enormi. Si pagheranno le tasse sulla proprietà ridotta, verrà pagato un premio corretto per un’adeguata copertura assicurativa, si libererà più capitale per le spese future e sei al riparo da infrazioni di Legge.

Abbiamo affidato il commento finale a questo “pentalogo” a Heros Gaballo, amministratore di STS: “Piuttosto che assumere avvocati, società di contabilità, esperti IT e dipendenti che non commettono mai un errore o non rubano (questo è un compito impossibile, ndr) è possibile trovare una soluzione olistica aggiornando il software di asset management”. Gaballo ritiene e ha provato con i suoi clienti che: “i record accurati, i metodi contabili corretti e la continuità nei libri della società si ripagano nel breve periodo, ma portano grandi vantaggi soprattutto nel lungo periodo”.

Provate a immaginare in che modo l'implementazione di un sistema di gestione degli asset e delle scorte può aiutare la vostra azienda evitando asset fantasma o beni zombie in futuro….

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Virtualizzazione e cloud computing per l'asse management. L'assenza di standardizzazione e la forza del risultato

Virtualizzazione e cloud computing per l'asse management. L'assenza di standardizzazione e la forza del risultato

  05:23    RozzanoFuturo

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Oggi proviamo a guardare al "problema" della gestione degli asset dal punto di vista dell'It manager, la figura alla quale il responsabile del bilancio sempre si rivolge con fiducia per intermediarie con la selva di numeri che vanno tipicamente gestiti per realizzare gli obiettivi aziendali.

Riconosciuto il valore intrinseco del "patrimonio", sempre per lo più indicato con il valore d'acquisto e con le quote di ammortamento di Legge, pochi ritengono di affidare la gestione di quel "problema" ad uno strumento capace di rendicontare le attività sul suo ciclo vitale a strumenti dedicati.

Sul mercato, infatti, gli strumenti di gestione degli asset sono disponibili da anni, trasversalmente riconosciuti come tool potenzialmente utili per rendere più efficiente la gestione degli asset in azienda. Eppure, raramente le loro implementazioni figurano tra le maggiori priorità tecnologiche, spesso rimandate da urgenze difficilmente prorogabili.

Da qualche tempo, questa impasse sembra, però, essersi sbloccata: richieste di conformità, budget ristretti e problematiche crescenti in ambito di sicurezza stanno, infatti, corroborando il mercato. 

I responsabili delle linee di business, inoltre, stanno avvertendo sempre più la necessità di gestire gli asset come business, calcolandone un chiaro ritorno sugli investimenti attraverso controlli più approfonditi, una maggiore visibilità dei processi e una gestione dei costi più trasparente.
Gli strumenti di asset management rispondono proprio a queste esigenze, offrendo la possibilità di conoscere in modo accurato tutte le risorse utilizzate in azienda: tipicamente, le maggiori suite in commercio forniscono, infatti, tutte le funzionalità per il discovery e l'inventario degli asset, raccogliendo informazioni dettagliate su attrezzature di ogni tipo, ma in particolare modo quelle utili alla "produzione"
I dati, immagazzinati in un repository, a sua volta consultabile per la generazione di analisi e integrabile con l'help desk o i gestionali aziendali, sono costantemente aggiornati e sincronizzati con tutte le modifiche apportate all'infrastruttura.

Conoscere in dettaglio le risorse disponibili in azienda ed essere in grado di accedere a queste informazioni, interrogando un repository, rappresenta uno stadio evoluto nella gestione degli asset, una situazione decisamente rara fra le imprese italiane. La maggior parte delle realtà nazionali, infatti, dimostra una scarsa conoscenza dell'installato oppure gestisce il parco macchine attraverso molteplici fogli di calcolo aggiornati manualmente.
Inutile dire che il passaggio a uno stadio di maggiore controllo sarebbe relativamente semplice e potrebbe garantire enormi benefici. Attraverso l'uso dei classici strumenti di asset management le aziende potrebbero, per esempio, disporre di informazioni essenziali per gestire la manutenzione ordinaria, per pianificare aggiornamenti hardware oppure per consolidare nuove installazioni e applicazioni, riducendo i costi dell'help desk, tagliando le risorse eccedenti, ridistribuendo gli asset, garantendo la compliance, allocando le macchine e il patrimonio in genere in modo appropriato e identificando quelle attrezzature che, ad esempio, causano problemi di sicurezza con onere diretto sull'imprenditore.

Ormai, gli strumenti disponibili, infatti, vanno al di là del semplice inventory e sono in grado di associare i diversi dati ai singoli utenti, alle garanzie, ai contratti di manutenzione, agli accordi di noleggio e alle chiamate all'help desk, supportando i responsabili It e finanziari nella gestione dell'intero ciclo di vita degli asset.
L'architettura che oggi si richiama al cloud computing è un composto di grid computing (la replicazione delle risorse per garantire l'alta disponibilità), utility computing (l'uso e consumo delle risorse secondo un modello pay as you go), orchestration (l'automazione della configurazione e dell'interconnessione delle risorse) e virtualizzazione (l'astrazione delle risorse dall'hardware che le mette a disposizione). 

La flessibilità che la virtualizzazione introduce permette di realizzare infrastrutture cloud molto semplici, potenti ed economiche.
Non di meno la virtualizzazione è una tecnologia ancora nuova, in continua evoluzione; le soluzioni a tag Rfid o NFC come h2H di STS permette di accedere al mondo del clou computing con soluzioni tailor made, adeguate ad ogni settore.
Unico neo in questo percorso evolutivo è la carenza di standard di interoperabilità e di modelli condivisi per il calcolo delle performance, la totale assenza di strumenti evoluti di automazione, e molto altro, che rende ancora la virtualizzazione uno strumento per early adopter che, però, riescono a beneficiare di notevoli vantaggi competitivi rispetto ai competitori.
"Siamo in una situazione un cui la tecnologia rende possibile il salto di qualità per ogni funzione aziendale che deve occuparsi, operativamente e strategicamente, di asset management - sostiene Heros Gaballo di STS. I prodotti come h2H, nitidamente cloud e organicamente sviluppati per la virtualizzazione tramite i tag NFC, possono sostenere questa transizione".
STS si propone come interfaccia e tester per la realizzazione di quella standardizzazione che, a cavallo tra funzioni aziendali, deve trovare una sintesi avanzata e utile al gestore di bilancio, creando alleanze con gli IT manager e direttori finanziari utile per massificare la forza del cloud computing sviluppabile con la virtualizzazione.
La Redazione

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Manutenzioni e bilancio: la tecnologia deve integrarsi con il Patrimoniale

Manutenzioni e bilancio: la tecnologia deve integrarsi con il Patrimoniale

  00:27    RozzanoFuturo

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Nell'ambito della gestione patrimoniale, la prima cosa da fare è comprendere come le operazioni di manutenzione ordinaria e straordinaria vanno ad incidere sul bilancio, per comprendere se gli investimenti in tecnologie gestionali possono avere una utilità o meno.
Il bilancio lo consideriamo semplificato nella struttura di cui alla figura a blocchi che individua il "patrimoniale" come costituito da Attività e Passività, suddivise in Attività Finanziarie e Attività economiche, e, sul lato delle Passività (le sorgenti delle operazioni economiche), in Passività Finanziarie, Passività Economiche, il Patrimonio Netto Iniziale e il reddito.
Comprendere e conoscere (riconoscere) come le nostre attività gestionali e le relative tecnologie, incidono su di esso, permette di apprezzarne e valorizzarne la proposta, in relazione agli obiettivi di vendita di una certa soluzione.
Ogni possibile monitoraggio dello stato dell'impianto o dell'immobile, con una qualsivoglia tecnologia, comporta la possibilità di determinare o rilevare il momento più opportuno per sviluppare un'operazione di manutenzione. Dobbiamo dunque introdurre il concetto di manutenzione,
Un'operazione di manutenzione può esser destinata a diversi scopi quali l'accrescimento della capacità produttiva, l'aumento della vita utile del cespite o l'incremento della sicurezza.
In questi casi si ritiene, normalmente, che la manutenzione ne abbia aumentato il valore in una misura che, ragionevolmente, può essere assunta pari al costo sostenuto per la manutenzione stessa.
Queste sono le caratteristiche della manutenzione straordinaria.
Un investimento in questo senso  comporta una riduzione dell'Attività Finanziaria (variazione finanziaria negativa) che, però, misura un incremento delle Attività economiche di pari importo, per cui il Patrimonio Netto resta invariato.
A fronte dell'uscita sia dunque un incremento del Capitale pari al costo sostenuto e si parla, in questi casi, di "capitalizzazione" dei costi.
Per esempio, se una data manutenzione straordinaria di un macchinario è costata 100, a fronte di una riduzione dell'attività finanziaria si ha un incremento dell'attività economica. Nell'immagine una rappresentazione dell'effetto sul Patrimonio.
Se invece la manutenzione è volta solo a mantenere il bene in condizioni di normale efficienza, allora manutenzione ordinaria e la riduzione della ricchezza finanziaria (variazione finanziaria negativa) misura il valore di un servizio acquisito e completamente consumato e quindi una riduzione del Patrimonio Netto, ovvero un costo di competenza dell'esercizio.

il valore di quest'ultimo non si modifica. Si parla di
Per esempio, data una manutenzione ordinaria del valore di 100, a fronte delle attività finanziarie si ha un decremento della ricchezza complessiva (costo di competenza).
Ecco la rappresentazione dell'effetto sul patrimonio.
Secondo i Principi Contabili dell'O.I.C. Organismo Italiano di Contabilità (fondazione di diritto privato avente piena autonomia statutaria, riconosciuto dalla legge 11 agosto 2014, n. 116, di conversione del decreto legge 91/2014, come l’“istituto nazionale per i principi contabili”), si rilevano coerentemente, le seguenti definizioni.
La manutenzione ordinaria è costituita dalle manutenzioni e riparazioni di natura ricorrente (ad esempio, pulizia, verniciatura, riparazione, sostituzione di parti deteriorate dall’uso) che vengono effettuate per mantenere i cespiti in un buono stato di funzionamento per assicurarne la vita utile prevista, la capacità e la produttività originarie. 
La manutenzione straordinaria si sostanzia in ampliamenti, ammodernamenti, sostituzioni e altri miglioramenti riferibili al bene che producono un aumento significativo e misurabile di capacità, di produttività o di sicurezza dei cespiti ovvero ne prolunghino la vita utile.
Dunque, in generale, i costi di manutenzione ordinaria sono rilevati a conto economico nell’esercizio in cui sono sostenuti, mentre i costi di manutenzione straordinaria rientrano tra i costi capitalizzabili nei limiti del valore recuperabile del bene.
Occorre porre alcune attenzioni a variazioni rilevanti apportate a cespiti già esistenti a seguito delle predette operazioni. Questo tipo di operazione comporta un’attenta valutazione dei costi sostenuti per determinarne la parte che è capitalizzabile e quella che è invece da considerarsi manutenzione ordinaria. In alcuni casi, tali valutazioni possono essere complesse e richiedere adeguata documentazione a supporto delle scelte effettuate. Il supporto che possono fornire strumenti e archivi di lettura e storicizzazione del cespite (asset) sono di fondamentale importanza. Come risulta ormai chiaro, l'effetto virtuoso sul patrimonio può essere determinato ogni qualvolta un'operazione di manutenzione può essere capitalizzata, e questo è dimostrabile in virtù della puntuale misura della produttività del cespite e della "non episodica" operazione di manutenzione effettuata tramite la rilevazione e l'elaborazione del dato gestito.
Dopo la capitalizzazione dei costi, l’ammortamento si applica in modo unitario avendo riguardo al nuovo valore contabile del cespite tenuto conto della sua residua vita utile.
Il rinnovo, invece, comporta una sostituzione e può riguardare uno specifico cespite, ovvero un’immobilizzazione materiale che costituisce un’unità economico-tecnica. La sostituzione di un’immobilizzazione comporta la capitalizzazione del costo di acquisizione della nuova unità, mentre il valore netto contabile dell’unità sostituita è stornato, imputando l’eventuale minusvalenza negli “oneri diversi di gestione” del conto economico. Il rinnovo può tuttavia riguardare anche solo parte di un’immobilizzazione materiale per mantenerne l’integrità originaria. In questo caso i costi sostenuti a tale scopo sono costi di manutenzione ordinaria.
Le manutenzioni ordinarie possono essere oggetto di pianificazione in funzione dei programmi di utilizzazione delle immobilizzazioni. Le riparazioni non possono essere pianificate, ma entro certi limiti possono essere ragionevolmente previste. Manutenzioni e riparazioni costituiscono un’unica classe di costi inerenti le immobilizzazioni materiali, identificata con il termine manutenzioni, che, unitamente alle quote di ammortamento, concorrono a esprimere il contributo che le immobilizzazioni producono sui risultati economici. Le manutenzioni ordinarie, dunque, se comportano il mantenimento in efficienza degli strumenti di produzione devono esser giudicate come costi ricorrenti al pari dei consumi, ma se, invece, portano miglioramenti sulla "top line" (aumento delle vendite) e sui costi (riduzione dei consumi), devono esser valutati come incremento delle attività economiche.

Gli strumenti di rilevazione degli output e di gestione dell'archivio degli asset hanno un incomparabile valore, che accresce con l'aumentare della massa gestita.

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